ESOLVER Gestione Contratti GDO integra nel gestionale il calcolo dei premi che gestiscono i rapporti commerciali con la Grande Distribuzione Organizzata. Il modulo copre entrambi i lati dell’accordo, contratti a premi cliente e contratti a premi fornitore. Valorizza incentivi e contributi sulle fatture rilevanti, genera in automatico le note credito, le note debito e i mandati di fatturazione che liquidano il maturato, ripartisce il costo dei premi sugli articoli. E restituisce la marginalità reale di prodotto e di cliente mentre l’esercizio è ancora aperto.
Il costo di un contratto a premi affidato a un foglio di calcolo
Un contratto GDO consiste in un’architettura a più livelli: obiettivi di fatturato, scaglioni progressivi, rate periodiche, contributi legati al volantinaggio e alle attività promozionali, anticipi su accordi ancora provvisori. La stessa struttura si replica per ogni catena distributiva e per ogni referenza a scaffale.
Quando resta in Excel, l’azienda paga tre prezzi.
- Il maturato compare a consuntivo. A marzo, il peso del premio di dicembre rimane un’ipotesi.
- Il margine di prodotto si ferma prima dei premi. Ogni decisione di listino viene quindi determinata da un numero approssimato.
- La liquidazione torna a essere lavoro manuale. Note credito, note debito e mandati di fatturazione nascono a mano, con rate da riconciliare a fatica e importi da rincorrere per e-mail.
Sul contratto pesa anche la tracciabilità. Il D.Lgs. 198/2021 in materia di pratiche commerciali sleali nella filiera agricola e alimentare richiede forma scritta e contenuti minimi ai contratti di cessione. Un impianto ricostruito a posteriori, riga per riga, regge male un controllo ispettivo.
Contratti a premi cliente: la gerarchia della catena distributiva
Il primo ambito del modulo riguarda i premi che l’azienda riconosce ai soggetti della catena.
Dalla centrale d’acquisto al punto vendita
Il rapporto con la GDO si negozia su piani diversi, e ciascun piano porta il proprio accordo. ESOLVER riproduce la struttura del gruppo distributivo su cinque livelli di contrattazione:
- Centrale d’acquisto
- Capogruppo
- Catena distributiva
- Area o zona
- Punto vendita.
Il contratto si carica sul soggetto con cui è stato negoziato e le sue logiche scendono lungo la gerarchia. Cambia l’accordo con la centrale, cambia il calcolo su ogni punto vendita collegato.
Incentivi e contributi: due classi, un solo motore di calcolo
Ogni premio si descrive su due assi.
La classe. L’incentivo remunera il raggiungimento di un obiettivo di vendita. Il contributo remunera una prestazione: il volantinaggio, le attività promozionali attivate.
Il tipo. Il premio incondizionato lavora a percentuale fissa sul fatturato oppure a importo fisso. Il premio condizionato si articola su percentuale variabile per scaglione di fatturato, importo variabile per scaglione, valore unitario per ogni nuova referenza, valore complessivo su tutte le nuove referenze inserite.
Le due dimensioni si combinano e coprono l’intera casistica negoziale della distribuzione. Ogni eccezione trova la propria regola all’interno del gestionale.
Da qui il sistema procede in autonomia. L’attribuzione del fatturato assegna a ciascuna scheda premio le righe delle fatture di vendita marcate come rilevanti GDO. L’elaborazione delle competenze calcola, rata per rata, l’importo maturato. Il lavoro dell’amministrazione si sposta dal calcolo al controllo.
Contratti a premi fornitore: il credito che matura sugli acquisti
Il secondo ambito ribalta la prospettiva. Lato acquisto, i premi si incassano.
ESOLVER carica il contratto stipulato con il fornitore, calcola l’incentivo legato al raggiungimento dell’obiettivo di fornitura, valorizza i contributi riconosciuti a fronte dei servizi erogati. La base di calcolo sono le righe delle fatture di acquisto rilevanti GDO.
Il risultato è un credito certo, tracciato e pronto per la liquidazione, con la stessa evidenza contabile di qualunque altra partita aperta.
Dal calcolo alla liquidazione: il ciclo si chiude sui documenti
Qui il modulo prende le distanze da qualunque gestione extracontabile: il premio calcolato genera il documento che lo liquida.
Lato cliente, ESOLVER produce note credito a cliente e note debito da cliente per gli incentivi, e mandati di fatturazione passivi per controllare e registrare le fatture di acquisto relative ai contributi.
Lato fornitore, genera note credito da fornitore per gli incentivi e mandati di fatturazione attivi per emettere le fatture relative ai contributi.
L’interrogazione delle schede premio raccoglie in un’unica vista lo stato di ogni rata, con indicatori semaforici: premi maturati, effettivi e stimati, anticipi su contratti provvisori, quote liquidate, quote fatturate, residuo. Ogni informazione scaturisce dalla griglia avanzata con un clic, pronta per l’analisi.
Premi stimati e marginalità reale: il numero che serve in trattativa
È il punto che distingue ESOLVER da una gestione tradizionale.
Le funzioni di simulazione misurano l’impatto economico dei premi mentre le rate sono in corso. Il costo dell’erogazione si ripartisce sugli articoli in proporzione al fatturato e restituisce la marginalità di prodotto al netto di tutti gli sconti e di tutti i costi, a qualunque livello della catena distributiva.
Il vantaggio sul tavolo della trattativa è evidente: chi negozia con la centrale d’acquisto conosce il valore dell’incentivo su quella referenza prima di concederlo, e sostiene la propria posizione su un dato di marginalità aggiornato.
Il valore dell’integrazione
Il modulo esprime il massimo della sua efficacia quando lavora accanto agli altri componenti dell’ERP:
- Listini e politiche commerciali, per automatizzare la proposta di prezzo, sconti e spese sul documento
- Budget vendite, che alimenta il calcolo dei premi stimati e la marginalità del singolo articolo
- EDI su tracciato Euritmo, per importare gli ordini ed esportare bolle e fatture secondo lo standard EDI italiano definito da GS1 Italy
- Gestione delle etichette logistiche SSCC secondo lo standard GS1, requisito ricorrente nei capitolati della distribuzione
- Business Intelligence, per integrare premi, rate e marginalità nella reportistica direzionale.
Chi movimenta flussi complessi verso i centri di distribuzione trova un ulteriore tassello nella gestione del magazzino per unità logistiche.
Affidati all’esperienza di Sistemi APG <Sistemi Torino>
La tecnologia è efficace quando si sposa con la conoscenza dell’impresa. Un impianto contrattuale con la GDO va letto prima di essere configurato: livelli di negoziazione, classi di premio, calendario delle rate, politiche di liquidazione. È qui che il ruolo del Partner diventa decisivo.
ESOLVER è l’ERP prodotto da Sistemi, azienda presente nel settore dei software gestionali da cinquant’anni. Affianchiamo le aziende di distribuzione con un approccio consulenziale, configurando la procedura sul metodo di lavoro di chi la userà ogni giorno. Le ragioni che portano a scegliere le soluzioni Sistemi nascono anche da questo lavoro.
Vuoi valutare come ESOLVER Gestione Contratti GDO si adatta ai tuoi accordi con la distribuzione? Contattaci per una demo.
Domande frequenti sulla Gestione Contratti GDO
Quale differenza corre tra incentivo e contributo nella gestione contratti GDO?
L'incentivo è uno sconto riconosciuto al raggiungimento di un obiettivo di vendita o di acquisto. Il contributo è un importo riconosciuto a fronte di un servizio erogato, per esempio un'attività promozionale o di volantinaggio. ESOLVER calcola e liquida entrambi, attraverso documenti differenti.
Il modulo copre sia i contratti a premi cliente sia i contratti a premi fornitore?
Sì. Sono due ambiti dello stesso impianto: il primo lavora sulle fatture di vendita e sul ciclo attivo, il secondo sulle fatture di acquisto e sul ciclo passivo.
Quali moduli ESOLVER servono per attivare la gestione contratti GDO?
Fatturazione clienti e Fatture fornitori. Costituiscono la base dati su cui il sistema elabora i premi e ne gestisce la liquidazione.
È possibile conoscere l'impatto dei premi prima della scadenza delle rate?
Sì. Le elaborazioni dedicate calcolano i premi stimati e ripartiscono il costo sugli articoli in base al fatturato, restituendo la marginalità reale di prodotto e di cliente in corso d'anno.
L'agevolazione è cumulabile con la Nuova Sabatini e i fondi SIMEST?
Certamente. Una pianificazione finanziaria accurata consente di combinare i vantaggi dell'Iperammortamento 2026 con altre misure a sostegno delle imprese. È possibile sommare il beneficio alla Nuova Sabatini o, in alternativa, ai contributi a fondo perduto SIMEST, a patto che il valore complessivo delle agevolazioni non superi la spesa totale sostenuta per l'investimento informatico.
