Abbiamo già visto l’importanza di un ERP per le aziende, alla luce della sua efficacia nel gestire e automatizzare i principali processi aziendali. Ricordiamo che l’ERP è l’hub che sta al centro dell’ecosistema dei software utilizzati dalle imprese ed è determinante nel renderle più efficienti e produttive. Inoltre l’ERP, se opportunamente ritagliato, si adatta perfettamente alle esigenze di tutte le aziende, non solo a quelle molto grandi, ma anche alle PMI.
In questo articolo vediamo nello specifico quali sono i campanelli d’allarme più frequenti che indicano quando diventa necessario implementare un ERP in azienda.
1 – Dispersione di dati
Se in azienda i dati sono dispersi in miriadi di fogli Excel, in documenti Word, in documenti cartacei o in diversi software compartimentati, eterogenei, non integrati e spesso incompatibili tra di loro, se c’è la necessità di ripetere più volte l’input dello stesso dato, si rischia di avere difficoltà ad ottenere una visione chiara delle operazioni aziendali. Quando i dati sono frammentati in questo modo, le informazioni sono affidate a sistemi non comunicanti tra di loro.
Tutto ciò può portare a inefficienze, duplicazioni, errori e perdita di produttività. Molto spesso, è eccessivamente oneroso sul piano economico sia cercare di integrare applicativi e software che non si parlano, sia gestirne la manutenzione ordinaria. Ricordiamo inoltre che mantenendo soluzioni datate, si perdono importanti opportunità legate all’innovazione tecnologica.
In tutti questi casi ci troviamo di fronte ad uno dei problemi più comuni nelle imprese, anche in quelle di grandi dimensioni.
I dati sono la risorsa più importante per ogni azienda.
Un sistema ERP centralizza tutti i dati in un’unica piattaforma, consentendone una maggiore visibilità in tempo reale, una più completa analisi degli stessi e facilitando, come vedremo, una presa di decisioni più consapevole.
2 – Silos informativi tra dipartimenti
Un altro aspetto critico che emerge in molte aziende è la presenza di silos tra diversi dipartimenti, che comporta la mancanza di un flusso informativo centralizzato e coerente. Questa condizione di cattiva comunicazione tra i reparti, nella quale le informazioni sono isolate e non condivise efficacemente all’interno dell’azienda, può portare ripercussioni significative sull’operatività e sulla capacità di rispondere prontamente alle esigenze del mercato.
Un sistema ERP integrato abbatte queste barriere, facilitando un flusso di informazioni omogeneo e accessibile ai diversi livelli dell’organizzazione.
Tuttavia, la transizione verso sistemi più efficienti richiede non solo un investimento tecnologico ma anche un cambiamento organizzativo all’interno dell’azienda. Molto spesso le barriere alla condivisione delle informazioni nascono da una mancanza di comunicazione e collaborazione tra i dipartimenti. Da questo punto di vista è necessario lavorare su più piani: quello tecnologico e quello della cultura aziendale, promuovendo valori di trasparenza, collaborazione e condivisione delle conoscenze.
3 – Processi inefficienti
Un tipico campanello di allarme della necessità di implementare un ERP in azienda è legato alla presenza di processi inefficienti e disorganizzati.
I processi inefficienti possono manifestarsi in vari modi: dalla ridondanza delle attività, alla mancanza di automatizzazione, alla difficoltà di tracciare e gestire le risorse e i flussi di lavoro, fino alla difficoltà nell’integrare nuovi moduli o sistemi esterni. Queste inefficienze rallentano le operazioni e possono comportare errori spesso onerosi e ad una scarsa visibilità sulle performance aziendali.
In molti casi la gestione dei processi è manuale, con notevoli rallentamenti e rischi di errori.
In tutti questi casi la soluzione passa attraverso l’implementazione di un ERP, che consente di automatizzare e standardizzare i processi aziendali, di migliorare l’efficienza e di ridurre notevolmente le probabilità di commettere errori.
4 – Difficoltà nel prendere decisioni strategiche
In stretta connessione con il primo punto, la frammentazione delle informazioni e la mancata integrazione degli applicativi comporta la mancanza di dati analitici tempestivi ed affidabili sulla base dei quali prendere le giuste decisioni strategiche.
L’adozione di un ERP risolve questi problemi perché le informazioni sono centralizzate, integrate e disponibili in tempo reale. L’ERP agevola il processo decisionale basato sui dati (data driven).
5 – Problemi nella gestione della produzione e del magazzino
Gestione inefficiente del magazzino e delle scorte. Problemi nel coordinare la supply chain e nel garantire consegne tempestive. Inventario non accurato con frequenti carenze o eccedenze. Difficoltà nella gestione di ordini, acquisti e vendite, anche in ottica multichannel. Problemi nella programmazione della produzione. Difficoltà nel fare calcoli previsionali rispetto alla domanda. Imprecisione nel calcolo del costo reale dei prodotti.
Sono tutti segnali che indicano la necessità di implementare in azienda un ERP, che assume in questi casi un ruolo determinante nel risolvere le criticità. Un ERP permette la gestione efficiente di scorte, supply chain e produzione e rappresenta un pilastro fondamentale per la capacità delle imprese di rispondere in maniera agile e precisa all’evoluzione della domanda.
6 – Insoddisfazione dei clienti
Un altro campanello di allarme, strettamente connesso con il punto precedente, è dato dalla difficoltà nel fornire un servizio clienti tempestivo ed efficace, all’incapacità di soddisfare le aspettative dei clienti e di gestire ordini e consegne.
Se in azienda si riscontrasse un aumento dei reclami da parte dei clienti in relazione ad ordini errati o a fisiologici ritardi nelle consegne, potrebbe essere arrivato il momento di valutare un sistema ERP. Non c’è nulla di peggio per un’azienda di deludere le aspettative dei propri clienti.
Se correttamente configurato, l’ERP risolve queste criticità.
L’ERP integra i dati provenienti da diverse sorgenti, tra cui il CRM e li rende disponibili in dashboard che garantiscono grande efficienza ed accuratezza.
7 – Difficoltà nella gestione delle risorse umane
La gestione delle risorse umane è un aspetto centrale per ogni azienda. In molti casi si incontrano difficoltà sul piano della pianificazione e delle analisi delle performance delle risorse umane.
Anche in questi casi la risposta passa attraverso l’adozione di un ERP, che permette di ottimizzare allocazione, carichi, impegni, analisi e reportistica.
8 – Problemi nella gestione finanziaria
Molte aziende incontrano diversi problemi nell’ambito della gestione della contabilità e, soprattutto, della pianificazione finanziaria.
Siamo di fronte ad un nuovo campanello di allarme che evidenzia la necessità di passare ad un ERP. Un sistema ERP può migliorare la gestione finanziaria dell’azienda, riducendo gli errori, migliorando la precisione, l’accuratezza, l’efficienza e permettendo una visione completa in tempo reale, con una pianificazione sul lungo periodo. Questo grazie all’automazione dei flussi finanziari ed all’integrazione degli stessi in un’unica piattaforma.
9 – Difficoltà nel generare report
Se generare report ed effettuare analisi richiede tempo e molti sforzi ed i risultati non sono soddisfacenti, probabilmente è ora di considerare una soluzione più avanzata, che offra funzionalità avanzate di business intelligence, di reportistica e di analisi in tempo reale, in tutti gli ambiti aziendali. I report in questo modo possono essere personalizzati, automatizzati e fruibili anche da remoto.
Abbiamo già visto in precedenza l’importanza di prendere decisioni sulla base dei dati. È quindi importante dotarsi di un ERP, che agevola notevolmente le attività di decision making, anche grazie alla disponibilità di dati ed informazioni strutturate.
10 – Problemi di compliance e sicurezza
Le aziende devono spesso aderire a disposizioni normative. Un sistema ERP aggiornato può aiutare a garantire la conformità rispetto alle leggi vigenti, riducendo il rischio di sanzioni e multe.
Se correttamente configurato ed inserito nel contesto di un valido sistema di sicurezza informatica, l’ERP fornisce anche una valida risposta ai temi legati alla sicurezza dei dati, al GDPR, alla difficoltà di gestire gli audit, al garantire la trasparenza nei processi finanziari.
Sottolineiamo che i temi della compliance passano anche attraverso la scelta del partner tecnologico che sia adeguatamente attrezzato da questo punto di vista.
Abbiamo raccolto e condiviso, sulla base della nostra esperienza trentennale, la casistica più diffusa che porta a considerare necessaria l’adozione di un sistema ERP.
Per molte imprese non è più una questione del “se” utilizzare un ERP, ma del “quando” farlo.
Implementare un ERP è una decisione strategica che può trasformare radicalmente l’efficienza operativa di un’azienda. I segnali citati sono indicatori chiave del fatto che è giunto il momento di valutare seriamente questa opportunità.
Un sistema ERP adeguato può risolvere molte delle problematiche esistenti e può aprire la strada a nuove possibilità di crescita e innovazione. La mancata adozione di un ERP, d’altra parte, non risolve i problemi, che possono cronicizzarsi, ed ostacola seriamente la crescita delle aziende, compromettendone le performance.
Ricordiamo infine che un ERP moderno, modulare e scalabile, permette di adattarsi al variare delle condizioni del mercato, contribuisce al miglioramento dell’efficienza delle imprese, di qualsiasi dimensione esse siano, ed è permeabile all’integrazione di nuove tecnologie, quali l’AI, il machine learning e l’analisi predittiva.
Se ti riconosci anche tu in una di queste criticità, contattaci per valutare insieme come affrontare il problema.
