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Sistema ERP: che cos'è e perché è importante per le aziende

Sistema ERP: che cos’è e perché è importante anche per la tua azienda

Il sistema ERP può essere considerato come il “sistema nervoso centrale” di un’impresa, data la sua importanza vitale nel gestire e automatizzare i principali processi aziendali. Quando si parla di ERP, si fa riferimento a una soluzione software che ha lo scopo di digitalizzare ed automatizzare le operazioni ed i processi aziendali, rendendo l’organizzazione più efficiente e produttiva. 

In questo articolo, analizzeremo le diverse componenti di un sistema ERP, evidenziando il valore aggiunto che può apportare all’organizzazione aziendale. Parleremo poi delle principali differenze tra un gestionale ERP e un software gestionale tradizionale, e di come il primo possa offrire un vantaggio competitivo. 

Esamineremo inoltre i benefici che derivano dall’adozione di una soluzione ERP, le peculiarità dei sistemi ERP moderni e di come questi rispondano alle esigenze di aziende di varie dimensioni. 

Affronteremo infine l’importanza dell’integrazione tra ERP ed altre applicazioni, e perché scegliere un ERP italiano potrebbe rappresentare una decisione strategica per le aziende locali. 

Che cos’è un ERP 

L’ERP, acronimo di Enterprise Resource Planning (pianificazione delle risorse aziendali), è un sistema informatico che unifica e gestisce tutte le attività in una sola piattaforma. Questo software è progettato per automatizzare i processi cruciali dell’azienda, quali la produzione, la logistica, l’amministrazione, le risorse umane e il controllo di gestione.  

L’obiettivo principale di un ERP è incrementare l’efficienza operativa e la produttività aziendale. Con la sua capacità di unire tutti i dati e le informazioni in un data base unico, l’ERP permette a management, dipendenti e collaboratori di accedere velocemente alle informazioni necessarie per svolgere il proprio lavoro in modo rapido ed efficace. 

Dal punto di vista dell’integrazione, il sistema impedisce inoltre la duplicazione dei dati e la commissione di errori, assicurando che le informazioni siano sempre tempestive e precise, disponibili dove e quando servono. 

Perché usare un software ERP 

In ogni azienda moderna, i dati sono una risorsa cruciale. 

Il software ERP ne agevola la raccolta, l’organizzazione, l’analisi e la distribuzione, supportando le figure aziendali e i sistemi nell’assolvere al meglio i propri compiti e le proprie responsabilità. 

Per evitare di utilizzare diverse basi di dati isolate con molti fogli di calcolo tra loro disconnessi, il sistema ERP porta ordine ed efficienza e permette a tutti, dall’amministratore delegato ai collaboratori, di accedere, creare e utilizzare dati uniformi attraverso processi comuni. 

Con un repository di dati centralizzato e sicuro, l’integrità dei dati è garantita in ogni attività aziendale, dai resoconti finanziari ai rapporti sui crediti in sospeso, dalla tracciabilità dei costi aziendali alla gestione del ciclo di vendita, evitando la dipendenza dai fogli di calcolo, che sono troppo spesso frammentati e soggetti a errori. 

Quali sono i vantaggi di un sistema ERP? 

Oltre all’automazione dei processi, che evita di svolgere compiti manualmente o di usare sistemi separati, un sistema ERP facilita una comunicazione interna integrata tra tutti i dipartimenti e garantisce una condivisione immediata delle informazioni, prevenendo errori o duplicazioni di dati. 

Un ulteriore vantaggio di un sistema ERP è la possibilità di ottenere una visione globale dell’azienda, consentendo ai dirigenti di prendere decisioni strategiche basate su dati precisi e aggiornati. 

Con la sua capacità di generare report e documenti in conformità con le regole e i requisiti stabiliti, un sistema ERP rende infine più semplice la gestione degli adempimenti fiscali e normativi, riducendo il rischio di sanzioni o multe. 

Nel contesto italiano, un sistema ERP garantisce infatti non solo l’aggiornamento, ma anche la piena adesione alle vigenti normative fiscali, mostrando al contempo una notevole flessibilità nella gestione dei processi. 

In quali situazioni diventa necessario usare un sistema ERP in azienda 

Come abbiamo visto in questo articolo, sono diversi i segnali che indicano la necessità di un software ERP: 

  1. Silos informativi tra dipartimenti: mancanza di un flusso informativo centralizzato e coerente.
  2. Processi inefficienti: rallentamenti, colli di bottiglia, difficoltà nel tracciare e gestire le risorse e i flussi di lavoro.
  3. Problemi di gestione delle Risorse Umane: difficoltà sia nella pianificazione sia nelle analisi delle performance delle risorse umane.
  4. Difficoltà nella presa di decisioni strategiche data-driven: mancanza di dati analitici tempestivi e affidabili.
  5. Esperienze clienti e utenti insoddisfacenti: difficoltà nel fornire un servizio clienti tempestivo ed efficace oltre che problemi nel gestire gli ordini e le consegne.
  6. Gestione delle scorte e della supply chain: inefficienze nella gestione delle scorte e nell’ottimizzazione del magazzino. Problemi nel coordinare la supply chain e nel garantire consegne tempestive.
  7. Compliance e sicurezza: difficoltà riguardo la conformità normativa e la sicurezza dei dati. Difficoltà nel gestire audit e garantire la trasparenza nei processi finanziari.
  8. Gestione finanziaria: problemi nella gestione della contabilità e nell’ambito della pianificazione finanziaria.

Perché l’ERP è adatto anche alle Piccole Medie Imprese (PMI) 

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, un software ERP è adatto anche alle Piccole e Medie Imprese (PMI). 

Per le PMI, la scelta di un sistema ERP può significare un notevole risparmio di tempo e risorse, in particolar modo nei contesti in cui le attività non sono completamente compartimentalizzate. 

Inoltre, si tratta di software scalabili che possono essere quindi personalizzati in base alle esigenze specifiche dell’azienda, il che è particolarmente utile per le PMI, che possono avere requisiti specifici o che prevedono una crescita futura. Attraverso un software ERP, le PMI hanno la possibilità di migliorare la gestione delle risorse, la pianificazione e la programmazione, elementi essenziali per mantenere una crescita sostenibile e una competitività nel mercato. 

Componenti chiave e funzionalità di un sistema ERP  

L’implementazione di un sistema ERP è cruciale per l’efficienza e la crescita sostenibile delle organizzazioni moderne.  

Qui di seguito abbiamo delineato le aree funzionali chiave che vengono gestite da un sistema ERP, evidenziando come ciascuna di essa contribuisca al successo complessivo dell’impresa: 

  1. Finanza, contabilità generale e industriale: un sistema gestionale è fondamentale per la gestione e l’analisi delle transazioni e dei flussi finanziari e contribuisce a ottimizzare la stabilità economica aziendale. Grazie alla contabilità e alla conformità normativa, permette alle imprese di avere un controllo di gestione robusto e una pianificazione efficace. 
  2. Vendite (ciclo attivo): l’automazione del processo di vendita e la cura delle relazioni con i clienti sono cruciali per mantenere e sviluppare la base clienti. Un ERP ne facilita la gestione e migliora al contempo la soddisfazione del cliente, contribuendo al raggiungimento degli obiettivi di vendita. 
  3. Acquisti (ciclo passivo): un software ERP aiuta a ottimizzare l’intero ciclo degli ordini di acquisto, riduce i costi e migliora le relazioni con i fornitori. 
  4. Approvvigionamenti e MRP (Material Requirements Planning): supporta l’ottimizzazione delle scorte e la pianificazione delle esigenze produttive utilizzando dati di vendita e inventario, facilita una gestione delle scorte e una pianificazione della produzione più efficaci. 
  5. Logistica, gestione della supply chain: un sistema ERP fornisce gli strumenti necessari per controllare e monitorare i movimenti di magazzino, contribuendo a ridurre i costi operativi. 
  6. Produzione: fornisce un controllo completo del processo produttivo, supportando la gestione della qualità, la conformità alle normative e l’efficienza operativa. 
  7. Assistenza e service management: automatizza e ottimizza il servizio post-vendita, migliora l’esperienza del cliente e la gestione delle garanzie e delle manutenzioni. 

Qual è la differenza tra software gestionale e ERP? 

Sebbene nel linguaggio comune gestionali ed ERP siano considerati sinonimi, nella realtà si tratta di due soluzioni molto diverse tra di loro, che sottendono approcci differenti. Vediamo perché. 

Un software gestionale è un sistema applicativo focalizzato sul supporto ad operazioni aziendali specifiche e compartimentate, quali la fatturazione, la contabilità, gli acquisti o il magazzino. Il gestionale appartiene ad un approccio un po’ più datato dell‘idea dei modelli di business.  

Un ERP abbraccia invece una visione più ampia e moderna, perché fornisce strumenti per gestire processi aziendali complessi e interconnessi, come la catena di approvvigionamento o la pianificazione delle risorse L’adozione di un modello organizzativo basato su un ERP porta le aziende a ragionare in ottica di processi. 

La portata di un sistema ERP supera di gran lunga quella di un software gestionale tradizionale, rendendolo una risorsa cruciale per le aziende che mirano a ottimizzare la gestione delle risorse e potenziare la produttività.   

Mentre il software gestionale può essere più specifico e focalizzato, l’ERP è una piattaforma progettata per una comprensione e una gestione olistica e integrata dell’organizzazione, promuovendo una maggiore collaborazione tra i vari reparti e una visione unificata delle operazioni aziendali. 

Sistemi ERP moderni: cosa offrono? 

A ben guardare, gli attuali sistemi ERP sono molto più che pure soluzioni “di base” e differiscono notevolmente dai sistemi dei decenni passati.  
L’evoluzione del cloud ha infatti totalmente rinnovato l’ERP, rendendolo più accessibile e smart. In combinazione con la mobilità, oggi l’ERP cloud va oltre la configurazione on-premise. Inoltre, utilizza tecnologie d’avanguardia, come l’intelligenza artificiale (AI) e il machine learning, per fornire automazione avanzata, efficienza migliorata e una visione immediata su tutta l’azienda. Un moderno software ERP, fruibile anche su cloud, è capace di collegare le operazioni interne con i partner commerciali e le reti aziendali globali, fornendo alle aziende l’agilità e la velocità necessarie per rimanere competitive nel mercato attuale. 

La differenza tra ERP in cloud e ERP on-premise 

L’adozione di un sistema ERP, sia esso basato su cloud oppure on-premise, è una decisione strategica per le aziende.  

L’ERP in cloud offre un modello finanziario flessibile grazie a costi operativi, legati soprattutto agli investimenti in hardware ed infrastruttura tecnologica, distribuiti nel tempo. L’ERP cloud in alcuni casi può prevedere un modello di distribuzione con abbonamento mensile. 

Tuttavia, l’ERP on-premise offre un controllo maggiore sul sistema e sui dati, essendo ospitato localmente. Le aziende con requisiti specifici di conformità o con problemi di connettività potrebbero trovare l’ERP on-premise più adatto. L‘ERP on-premise in alcuni casi può offrire una personalizzazione più profonda per soddisfare esigenze aziendali molto specifiche, anche se gli ERP moderni, quale eSOLVER, permettono le personalizzazioni anche nelle versioni cloud.  
L’ERP on-premise, infine, può essere configurato in maniera tale da essere accessibile anche dall’esterno, attraverso una connessione sicura. 

D’altro canto, l‘ERP cloud elimina la necessità di gestire e mantenere hardware e software, riducendo la necessità di risorse IT dedicate. La velocità di deployment è un altro vantaggio dell’ERP cloud, con tempi di implementazione generalmente più brevi rispetto all’ERP on-premise. L’altro grande vantaggio delle soluzioni in cloud è legato alla scalabilità: nel tempo è possibile aumentare o ridurre le risorse, in funzione dell’aumento o della riduzione dei posti di lavoro o delle funzioni gestite.  

In termini di sicurezza informatica, l’ERP cloud si affida al fornitore per le misure di sicurezza, mentre l’ERP on-premise richiede un monitoraggio e una gestione interni.  

Entrambe le soluzioni hanno quindi i loro vantaggi: la scelta dipenderà dalle esigenze specifiche, dalle risorse e dalle priorità dell’azienda.  

Perché è importante l’integrazione tra ERP ed applicativi aziendali 

L’integrazione tra il sistema ERP e gli altri applicativi aziendali, come CRM (Customer Relationship Management), piattaforme e-commerce e soluzioni di Business Intelligence, è fondamentale per molteplici motivi, alcuni dei quali già sottolineati in precedenza:  

  1. Flusso di informazioni unificato: integrare i sistemi porta ad un flusso di informazioni coerente e unificato tra i diversi settori e le funzioni aziendali. Questo facilita una visione olistica dell’operatività aziendale e favorisce una migliore coordinazione e collaborazione tra i vari reparti. 
  2. Decisioni informate: con dati accurati a disposizione, i decision maker possono fare scelte più informate, basate su una comprensione completa della situazione aziendale.
  3. Efficienza operativa: l’integrazione elimina la necessità di inserire dati manualmente in più sistemi, riduce il rischio di errori, fa risparmiare tempo e incremente l’efficienza.
  4. Miglioramento del servizio clienti: con un sistema ERP integrato con il CRM, ad esempio, è possibile avere una visione a 360 gradi dei clienti, al fine di migliorarne la gestione delle relazioni ed incrementarne la soddisfazione.
  5. Conformità e reporting: l’integrazione facilita la conformità alle normative in vigore e migliora le capacità di reporting, fornendo un accesso semplice e rapido a dati accurati e sempre aggiornati. 
  6. Scalabilità: un ambiente integrato è più facilmente scalabile in risposta alla crescita o alle modifiche aziendali e permette un’espansione più agevole delle funzionalità senza interruzioni dell’operatività. 

L’integrazione tra ERP ed applicativi aziendali è quindi un passo cruciale per ottimizzare i processi e mantenere una posizione competitiva nel mercato moderno. L’ERP è l’hub che sta al centro dell’ecosistema delle soluzioni software utilizzate dalle imprese e ne rappresenta il cuore pulsante. Per questa ragione si parla di sistema ERP. 

ERP e-Solver: un investimento per il futuro 

E-SOLVER è la soluzione Sistemi completa e integrata, che consente alle aziende di qualsiasi settore di automatizzare i processi, organizzare le attività aziendali e controllare la gestione. 

 In particolare, e-SOLVER garantisce: 

  1. Modularità e personalizzazione: può essere adattato alle necessità specifiche di ciascuna azienda. Con le versioni sia on-premise che cloud, risponde alle esigenze di imprese di varie dimensioni. 
  2. Integrazione: si integra facilmente con diversi sistemi come CRM, e-commerce, e software di fatturazione e di Business Intelligence, permettendo alle aziende di avere una panoramica chiara dei propri dati e processi. 
  3. Sicurezza dei dati: e-SOLVER è progettato con un’attenzione particolare alla sicurezza, aderendo alle normative attuali su privacy e protezione dei dati. 
  4. Fruibilità continua: eSOLVER è disponibile anche in Cloud; può essere utilizzato ovunque ed in qualunque momento in totale sicurezza. 
  5. Software italiano: la soluzione rispetta le normative fiscali vigenti e ne garantisce il costante aggiornamento nel tempo. 

Investire in un sistema ERP è dunque un passo significativo per qualsiasi azienda che miri a migliorare efficienza operativa e competitività. Con una piattaforma ERP robusta, le organizzazioni possono reagire più rapidamente alle sfide di mercato, prendere decisioni informate e posizionarsi per una crescita sostenibile nel lungo termine. 

Il sistema ERP rappresenta una soluzione completa che va ben oltre un semplice software gestionale, perché offre una vasta gamma di strumenti e funzionalità per supportare le aziende nel loro percorso verso l’eccellenza. 

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