Negli ultimi anni la tecnologia ha rivoluzionato il modo in cui le aziende gestiscono le proprie operazioni quotidiane. Uno strumento fondamentale in questo processo è il gestionale, un software che aiuta a organizzare e automatizzare molte operazioni quali la fatturazione, la contabilità, o la gestione dell’inventario.
Tuttavia, arriva il momento in cui le aziende si trovano a dover valutare se il proprio gestionale attuale sia ancora adeguato o se sia necessario cambiarlo.
Ma come sapere quando è arrivato il momento del cambio gestionale?
Abbiamo realizzato una checklist, sulla base della nostra esperienza, per aiutarti a prendere questa decisione.
Perché il cambio gestionale può essere strategico
Sappiamo quanto siano importanti gestionali ed ERP per le aziende moderne.
Un gestionale obsoleto può rallentare l’efficienza operativa, aumentare i costi e limitare la capacità dell’impresa di crescere e innovare. Mantenere un gestionale aggiornato e adatto alle esigenze aziendali, al contrario, è essenziale per rimanere competitivi sul mercato.
Vediamo insieme alcuni segnali che indicano che potrebbe essere arrivato il momento di cambiare gestionale.
Checklist per valutare il cambio gestionale
- Prestazioni insufficienti: il gestionale è lento, si blocca spesso o richiede molto tempo per eseguire operazioni semplici? Questo può essere un segnale che la tecnologia utilizzata è obsoleta.
- Integrazione con altri sistemi: la tua azienda utilizza più strumenti software che non comunicano tra loro? Un gestionale moderno dovrebbe integrarsi facilmente con altri applicativi aziendali.
- Scalabilità: il gestionale è in grado di crescere con la tua azienda? Se il software non riesce a gestire l’incremento del volume di dati, l’aumento del numero di utenti, un’eventuale espansione su altri mercati e più in generale qualsiasi tipo di riorganizzazione dell’impresa con tutte le complessità che ne derivano, potrebbe limitare la crescita dell’azienda. La scarsa flessibilità è uno dei difetti principali di molti gestionali.
- Funzionalità mancanti: il tuo attuale software non gestisce determinate funzionalità? I dati più rilevanti della tua azienda sono polverizzati in più file Excel o in più archivi? I processi sono parcellizzati su diversi applicativi sovrapposti tra di loro? In tutti questi casi può essere necessario valutare una soluzione più completa, che ti aiuti a gestire meglio processi e informazioni.
- Supporto e aggiornamenti: l’attuale fornitore del gestionale non offre supporto adeguato e tempestivo e non rilascia aggiornamenti regolari? La risposta più frequente da parte del servizio di assistenza è “no, non si può gestire”? Un software non aggiornato può diventare rapidamente obsoleto ed è esposto a problemi di sicurezza. Risposte non all’altezza delle aspettative sono frustranti e rallentano l’operatività.
- Feedback degli utenti: gli utenti dell’attuale gestionale sono soddisfatti o lamentano criticità e problemi di user experience? Il feedback negativo da parte di chi si trova in prima linea ed utilizza quotidianamente il software è un chiaro segnale di allarme e va ascoltato.
- Mobilità: il gestionale supporta l’accesso da remoto e da diversi dispositivi? Con il lavoro a distanza sempre più diffuso, è essenziale che il software permetta agli utenti di accedere ai dati aziendali e di operare ovunque si trovino in sicurezza. Le soluzioni cloud oggi sono imprescindibili.
- Costi: i costi di manutenzione e supporto del gestionale attuale non sono chiari? Non riesci mai a pianificare in maniera certa quanto spenderai nell’anno tra interventi, aggiornamenti e supporto? Può essere necessario valutare un fornitore che offra condizioni commerciali chiare e trasparenti.
- Sicurezza: il gestionale attuale è conforme agli standard di sicurezza più recenti? Garantisce il rispetto del GDPR e la più rigorosa protezione dei dati? La sicurezza informatica oggi è centrale. Un’eventuale violazione dei dati potrebbe avere effetti catastrofici.
- Conformità alle normative: un gestionale obsoleto può non essere in grado di gestire i requisiti legali e regolamentari, che variano nel tempo. Gli aggiornamenti normativi contabili e fiscali sono fondamentali e devono essere rilasciati con tempestività. Una buona soluzione si misura anche da questo punto di vista.
Il cambio gestionale non è una decisione semplice da prendere ma, in alcuni casi, come abbiamo visto nella checklist, diventa essenziale e non rimandabile. Investire in un software gestionale moderno e adeguato rispetto alle tue esigenze, può portare a miglioramenti significativi in termini di produttività, sicurezza, efficienza operativa, competitività e soddisfazione degli utenti.
La scelta del nuovo partner è centrale, sia per individuare la migliore soluzione tecnologica, sia per gestire il progetto di migrazione con professionalità e nel migliore dei modi, valutando la situazione di partenza, organizzando i tempi, mitigando le criticità, limitando gli imprevisti, apportando il massimo del beneficio a fronte dell’investimento effettuato.
Per ulteriori consigli su come scegliere il gestionale giusto per la tua azienda, siamo a tua completa disposizione.
